Privacy Policy van Underground Forest B.V.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Underground Forest B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Onze bedrijfs- en contactgegevens zijn:

Naam: Underground Forest B.V.

Adres: Pompmolenlaan 10H, 3447 GK Woerden, Nederland

Kamer van Koophandel (KvK): 91561108

E-mailadres: info@undergroundforest.nl

Wij hebben geen wettelijk verplichte Functionaris voor Gegevensbescherming (FG/DPO) aangesteld, omdat de kern van onze verwerkingsactiviteiten dit niet vereist. Voor al uw vragen over privacy kunt u echter altijd terecht via het bovenstaande e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Underground Forest, verwerken wij verschillende categorieën persoonsgegevens:

A. Kopers van CO2 Removal Certificates (CORC's) (Zakelijk en particulier)

Contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer).

Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, vestigingsadres, functie, KvK-nummer, btw-nummer).

Financiële gegevens (bankrekeningnummer, creditcardgegevens, factuuradres, transactie-ID's).

Transactiehistorie (gekochte servicehoeveelheid, transactiedatum, toegekende CORC-certificaten en unieke register-serienummers).

B. Projectpartners en Grondeigenaren (Partners met wie wij projecten ontwikkelen)

Contactgegevens van de eigenaar of vertegenwoordiger (naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer).

Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, KvK-nummer, website, adres, adres project).

Locatie- en kadastrale gegevens (exacte GPS-coördinaten van de opslagsites, kadastergegevens ter verificatie van het eigendom van de grond en de formeel overgedragen koolstofverwijderingsrechten).

Financiële gegevens (bankgegevens ten behoeve van de uitbetaling van de contractuele opbrengsten).

C. Websitebezoekers

IP-adres, browsertype en unieke apparaat-ID's.

Informatie over uw surfgedrag op onze website via analytische en tracking cookies. (Voor meer gedetailleerde informatie over welke specifieke cookies wij plaatsen, voor hoe lang en via welke derde partijen, verwijzen wij u naar onze uitgebreide Cookieverklaring).

Gegevens die u vrijwillig achterlaat via contactformulieren (naam, e-mailadres, inhoud van uw bericht).

3. Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de wettelijke grondslagen uit de AVG:

A. Uitvoering van de overeenkomst (Artikel 6 lid 1 sub b AVG): Het verwerken van bestellingen en leveren van geverifieerde koolstofverwijderingsdiensten. Het registreren, toewijzen en overdragen van CORC's in nationale en internationale koolstofregisters. Het uitvoeren van samenwerkingsovereenkomsten met grondeigenaren, inclusief de administratie van de rechtenoverdracht en financiële compensaties. Let op: indien u de voor een overeenkomst noodzakelijke persoonsgegevens (zoals contact- of betaalgegevens) niet verstrekt, kunnen wij de overeenkomst niet sluiten of uitvoeren.

B. Wettelijke verplichting (Artikel 6 lid 1 sub c AVG): Het voldoen aan fiscale verplichtingen en het bijhouden van een deugdelijke en controleerbare boekhouding conform de eisen van de Belastingdienst (inclusief correcte btw-administratie).

C. Gerechtvaardigd belang (Artikel 6 lid 1 sub f AVG): Het monitoren en verifiëren van de ondergrondse opslaglocaties (via satellietbeelden en openbare grondwaterstandsmetingen) om de permanentie onafhankelijk te kunnen aantonen aan de geaccrediteerde koolstofregisters. Voor deze doeleinden is een interne belangenafweging vastgelegd. Verder: het meewerken aan compliance trajecten, audits en due diligence-onderzoeken, en het beveiligen van onze website, netwerken en systemen tegen misbruik of digitale fraude.

D. Toestemming (Artikel 6 lid 1 sub a AVG): Voor het plaatsen van niet-functionele cookies (zoals analytische of marketing cookies) en voor het publiceren van klantspecifieke casestudies, duurzaamheidsclaims of marketinguitingen waarin persoons- of bedrijfsnamen expliciet worden genoemd. U heeft te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken.

4. Delen van gegevens met derden

Underground Forest deelt uw gegevens uitsluitend met derden wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, de ecologische verificatie of om te voldoen aan internationale compliance standaarden. Wij delen gegevens o.a. met:

Koolstofregisters: Gegevens worden gedeeld met onafhankelijke, geaccrediteerde koolstofregisters om CORC's officieel te certificeren, unieke serienummers toe te wijzen en dubbeltelling op de markt te voorkomen.

Verificatie-instanties: Onafhankelijke auditors die de validiteit, additionaliteit en de Levenscyclusanalyse (LCA) van onze projecten controleren ten behoeve van register-accreditatie.

Operationele partners: Externe partijen die essentieel zijn voor de fysieke keten, zoals bosbouwpartners, ingenieursbureaus, transportbedrijven en lokale aannemers.

Dienstverleners (Verwerkers): IT-leveranciers, hostingpartijen, internationale payment serviceproviders en onze accountants.

Overheidsinstanties: De Nederlandse Belastingdienst of Europese toezichthouders indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Advertentie- en analyseplatformen: Wij delen gegevens met Google en LinkedIn voor website-analyse en marketingdoeleinden, uitsluitend op basis van uw voorafgaande toestemming via de cookie-instellingen.

Internationale gegevensdoorgifte (Buiten de EER)

Sommige van onze partners, zoals internationale koolstofregisters of IT-leveranciers, bevinden zich mogelijk buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat de doorgifte van persoonsgegevens altijd is voorzien van passende waarborgen, conform Hoofdstuk V van de AVG. Dit betekent dat wij uitsluitend gegevens doorgeven aan landen met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of dat wij gebruikmaken van door de Europese Commissie goedgekeurde Standaard Contractuele Clausules (Standard Contractual Clauses - SCC's), aangevuld met eventuele noodzakelijke veiligheidsmaatregelen.

5. Bewaartermijnen en ecologische integriteit

Underground Forest bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, of om te voldoen aan geldende wettelijke verplichtingen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen of criteria om deze te bepalen:

Fiscale en financiële administratie: Persoons- en bedrijfsgegevens die gekoppeld zijn aan de financiële administratie (facturen, betalingen) worden wettelijk minimaal zeven (7) jaar bewaard.

Klantcontact en contractbeheer: Gegevens van kopers of leads worden bewaard gedurende de looptijd van de relatie of overeenkomst en tot maximaal twee (2) jaar na het beëindigen van de actieve zakelijke relatie.

Website en Contactformulieren: Gegevens die via contactformulieren worden verzonden, worden bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan (doorgaans na maximaal 1 jaar verwijderd).

Project-, Projectlocatie- en Creditgegevens: Omdat onze projecten een lange permanentie garanderen en onderworpen zijn aan doorlopende monitoring, worden locatiegegevens van opslagsites, namen van grondeigenaren en de toewijzingsregisters van CORC's bewaard gedurende de operationele levensduur van het project plus de extra bewaartermijn die vereist is volgens de standaarden van de internationale koolstofregisters. Deze langdurige opslag is noodzakelijk om de "unbroken chain of custody" te bewijzen en dubbeltelling gedurende de levensduur te voorkomen. Deze termijn wordt periodiek getoetst aan de actuele vereisten.

6. Beveiliging en verwerking van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Toegang tot uw gegevens is strikt beperkt tot geautoriseerde medewerkers van Underground Forest en onze geverifieerde verwerkers. Gegevensuitwisseling via onze website verloopt via beveiligde, versleutelde verbindingen.

Geautomatiseerde besluitvorming: Wij maken bij onze gegevensverwerking geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering in de zin van Artikel 22 AVG.

7. Uw privacyrechten

Onder de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken:

Recht op inzage: U heeft het recht om een overzicht op te vragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

Recht op rectificatie: Klopt er iets niet? Dan kunt u ons verzoeken uw gegevens aan te passen of aan te vullen.

Recht op gegevenswissing ("vergetelheid"): U kunt ons verzoeken uw gegevens te wissen. Let op: dit recht is niet absoluut. Conform Artikel 17 lid 3 AVG kunnen wij een verzoek weigeren indien verdere verwerking noodzakelijk is voor het nakomen van een wettelijke verplichting (zoals onze fiscale bewaarplicht) of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het aantoonbaar maken van de chain of custody en milieu-integriteit van projecten).

Recht op beperking van de verwerking: U kunt de verwerking tijdelijk laten pauzeren, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist.

Recht op bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Specifiek voor direct marketing: Indien wij uw persoonsgegevens verwerken voor direct marketing doeleinden, heeft u te allen tijde het recht om hiertegen onvoorwaardelijk bezwaar te maken. Wij zullen de verwerking voor dat doel dan onmiddellijk staken.

Recht op dataportabiliteit: U kunt ons verzoeken uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar formaat over te dragen aan uzelf of een andere partij.

Recht om toestemming in te trekken: Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar info@undergroundforest.nl. Wij reageren onverwijld en in ieder geval binnen één (1) maand na ontvangst op uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee (2) maanden worden verlengd. Wij zullen u binnen één maand informeren over een eventuele verlenging.

8. Wijzigingen in deze Privacy Policy

Underground Forest behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy van tijd tot tijd aan te passen, bijvoorbeeld wanneer onze operationele systemen, aangesloten (internationale) registers of de toepasselijke wetgeving veranderen. Wij adviseren u daarom om deze pagina regelmatig te raadplegen. Indien er sprake is van ingrijpende wijzigingen, zullen wij u hier direct via e-mail over informeren.

9. Contact en Klachten

Als u vragen heeft over deze Privacy Policy of de manier waarop Underground Forest met uw gegevens omgaat, kunt u contact met ons opnemen via info@undergroundforest.nl.

Indien u van mening bent dat wij uw gegevens niet in overeenstemming met de privacywetgeving verwerken, heeft u daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).